Privacybeleid


Hoe en waarom verzamelt Filiosgroep persoonsgegevens?

Filiosgroep verzamelt persoonsgegevens bij de uitvoering van de werkzaamheden. In de meeste gevallen gaat het om gegevens die Filiosgroep opvraagt bij de betrokkene of die de betrokkene uit zichzelf verstrekt. Wij hebben deze persoonsgegevens  nodig en worden gebruikt voor registratie bij informatieaanvraag, de wachtlijstregistratie, de schriftelijke aanbieding, de klantenregistratie, registratie t.b.v. facturatie en informatievoorziening omtrent de opvang. Bij de verwerking van persoonsgegevens gaat Filiosgroep zo zorgvuldig mogelijk te werk. Een essentieel onderdeel van die zorgvuldigheid is transparantie. Het is belangrijk dat derden en betrokkenen inzicht hebben in de manier waarop persoonsgegevens gebruikt worden en de achterliggende redenen daarvoor. Daarom is dit statement opgesteld.

Wie is Filiosgroep precies?

Filiosgroep geldt in veel gevallen als de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. Olympus BV is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 64552969 en KDV Filios onder nummer 65942760. Het hoofdkantoor is gevestigd aan de Planetenbaan 44 te IJsselstein, bereikbaar op telefoonnummer 030 7603 388 en per mail op info@filiosgroep.nl

Heeft Filiosgroep een Functionaris Gegevensbescherming?

Filiosgroep heeft geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld.

Welke persoonsgegevens verwerkt Filiosgroep en waarom doet zij dat?

Filiosgroep verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, om verschillende redenen. De gegevens die Filiosgroep het meest verwerkt zijn:

  • Identificatiegegevens (naam, adres, mailadres, contactpersoon, telefoonnummer, KvK-nummer)
  • Personeelsgegevens ( deze worden in een personeelsdossier bewaard)
  • Locatiegegevens (post- en/of vestigingsadres)
  • Financiële gegevens (bankrekeningnummer, betaalgegevens)
  • Gegevens van ouders/verzorgers en kind
  • Medische, fysieke en emotionele gegevens van het kind middels een kind dossier

Het eerste hoofddoel van deze verwerking is om een overeenkomst met de klant tot stand te kunnen brengen. Daarvoor moeten Filiosgroep en de klant immers met elkaar kunnen communiceren. Denk bijvoorbeeld aan het inventariseren van de wensen van de klant en het opstellen van een contract. Het tweede hoofddoel is om de gesloten overeenkomst uit te kunnen voeren. Denk daarbij bijvoorbeeld om periodiek overleg over de voortgang, het opstellen en bijhouden van het kinddossier en de aanwezigheidslijsten van de groep. Het derde hoofddoel is om facturatie van de werkzaamheden c.q. dienstverlening mogelijk te maken, alsook om betaling (en desnoods incasso) te faciliteren. Het laatste hoofddoel is om de klant te kunnen informeren over ontwikkelingen die relevant voor hem of haar kunnen zijn. Denk daarbij aan mailing, pushberichten via de app en nieuwsbrieven. 

Mág Filiosgroep die gegevens verwerken?

Filiosgroep verwerkt persoonsgegevens als dat noodzakelijk is om een overeenkomst met een klant en/of een leverancier tot stand te brengen of uit te voeren. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer prijsinformatie gevraagd wordt of als een plaatsing tot stand komt. Verder verwerkt Filiosgroep persoonsgegevens als haar eigen belangen dat rechtvaardigen. Dat zal het geval zijn als het voor Filiosgroep redelijkerwijze onmogelijk is om haar werkzaamheden uit te voeren zonder die gegevens te verwerken. Ten slotte vraagt Filiosgroep in sommige gevallen (ook nog) toestemming om de gegevens te mogen gebruiken. De formele rechtsgrond(en) voor verwerking zijn dus:

  • dat verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene een partij is, of geschiedt op verzoek van de betrokkene voor de sluiting van een overeenkomst.
  • dat verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Filiosgroep (of een derde)
  • dat betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking

Ten aanzien van rechtsgrond (ii) geldt dat het in alle gevallen gaat om verwerkingen die voor Filiosgroep noodzakelijk zijn om haar dienstverlening te kunnen realiseren. Filiosgroep kan simpelweg haar werkzaamheden niet doen (niet met de klant communiceren, geen stukken samenstellen, geen support bieden, geen facturen sturen enz.) zonder gebruik te maken van de persoonsgegevens van de klant. Het belang dat Filiosgroep heeft bij deze verwerkingen is daarom groot. Dat geldt te meer nu er voor Filiosgroep geen mogelijkheid is om haar doelen te bereiken zónder gebruik te maken van die gegevens. Filiosgroep meent dat haar belang, wanneer het wordt afgewogen tegen het belang van de betrokkene, voorrang moet krijgen. Ten eerste omdat Filiosgroep uit ervaring weet dat dergelijke verwerkingen in de regel niet op bezwaren stuiten. Daarom kan Filiosgroep dat tot uitgangspunt nemen. Ten tweede omdat Filiosgroep alleen de gegevens gebruikt die Filiosgroep ook daadwerkelijk nodig heeft om zijn doel te verwezenlijken. Ten derde omdat de betreffende gegevens niet langer bewaard worden dan nodig. Zodoende beperkt Filiosgroep de inbreuk op de rechten van de betrokkene tot het minimum.

Ten aanzien van categorie (iii) geldt dat gegeven toestemming te allen tijden weer ingetrokken kan worden, zonder opgaaf van reden. De toestemming om via de website gegevens te verwerken wordt gevraagd wanneer de website bezocht wordt.

Komen die persoonsgegevens ook bij anderen terecht?

Filiosgroep zal in sommige gevallen persoonsgegevens delen met partijen waar zij mee samenwerkt. Denk hierbij aan de HKZ- en GGD inspecteurs. Dat haar zogenaamde 'verwerkers'. Met die verwerkers heeft Filiosgroep overeenkomsten gesloten. Die dienen om te waarborgen dat die verwerkers (net zoals Filiosgroep zelf) zorgvuldig met die gegevens omgaan. Zo is die verwerker op grond van die overeenkomst bijvoorbeeld verplicht om te zorgen voor deugdelijke beveiliging, om vertrouwelijk met die gegevens om te gaan en om de gegevens te vernietigen.

Alle medewerkers van Filiosgroep zijn verplicht tot geheimhouding van de verstrekte informatie aan anderen dan betrokken pedagogisch medewerkers, management en directive. Dit is vastgelegd per arbeidsovereenkomst van iedere afzonderlijke werknemer. 

Filiosgroep beoogt niet om persoonsgegevens te delen met andere partijen dan verwerkers.

Filiosgroep voorziet hoogstens dat er, in een enkel geval, informatie gedeeld zal worden met (een andere) medewerker van de klant of met een partijen die in een directe relatie staan tot de klant.

Blijven de persoonsgegevens in Europa?

In dit kader wordt gesproken van de Europese Economische Ruimte (EER). Die bestaat uit de landen van de EU, aangevuld met Noorwegen, Liechtenstein en IJsland. Alle landen die daarbuiten vallen, gelden als een 'derde land'. Filiosgroep geeft geen persoonsgegevens door aan derde landen. De persoonsgegevens blijven in beginsel dus in Europe. Als er in een uitzonderlijk geval toch sprake is van doorgifte aan een ‘derde land’ dan zal dat alleen gebeuren naar een land waarvan op Europees niveau uitdrukkelijk is vastgesteld dat daar een passend niveau van persoonsgegevens gewaarborgd is.

Hoe lang blijven de gegevens bewaard?

Filiosgroep bewaart de gegevens die door hem verzameld worden gedurende verschillende termijnen, afhankelijk van de categorie van gegevens en de wijze waarop die verzameld zijn. De precieze termijnen zijn opgenomen in het register van verwerkingsactiviteiten dat Filiosgroep heeft opgesteld.
Bij de vaststelling van de toepasselijke termijnen is Filiosgroep allereerst uitgegaan van wettelijke (minimum) termijnen. Denk daarbij aan de wettelijke plicht om boekhoudkundige informatie te bewaren. Voorts heeft Filiosgroep waar mogelijk aansluiting gezocht bij de bewaartermijnen die zijn opgenomen in het Vrijstellingsbesluit Wbp. Zo geldt ten aanzien van de contactgegevens van de klant een bewaartermijn die loopt tot maximaal vijf jaar na beëindiging van de relatie tussen partijen. Filiosgroep bewaart de informatie tot twee jaar na beeindiging van de overeenkomst. Ten slotte heeft Filiosgroep zich bij de vaststelling van de bewaartermijnen laten leiden door haar belangen en die van haar klanten. Zo kan het bijvoorbeeld voor beide partijen belangrijk zijn dat stukken waarin (nadere) afspraken zijn vastgelegd langer dan twee jaar bewaard blijven. Als dergelijke stukken (denk bijvoorbeeld aan mailcorrespondentie of dossiergegevens) persoonsgegevens bevatten, blijven die dan dus ook bewaard.

Ten aanzien van de gegevens die verzameld worden via de cookies op de website, gelden de bewaartermijnen zoals beschreven in het Cookie Statement.

Welke rechten heb ik?

Volgens de wet bent u een 'betrokkene' en betrokkenen hebben een aantal concreet omschreven wettelijke rechten. U kunt bij Filiosgroep een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te laten verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen de (verdere) verwerking van uw gegevens. Als Filiosgroep uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, kunt u die toestemming op ieder moment weer intrekken. Voor al deze zaken en voor overige vragen kunt u contact opnemen met:

Filiosgroep
Planetenbaan 44, 3402 HP IJsselstein, 030 688 6419, info@filiosgroep.nl

Filiosgroep zal binnen een maand reageren op uw bericht.

Als u meent dat Filiosgroep handelt in strijd met de geldende wet- en regelgeving over persoonsgegevens, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ DEN HAAG).

Is er bij Filiosgroep sprake van geautomatiseerde besluitvorming?

Er vindt bij Filiosgroep geen geautomatiseerde besluitvorming plaats.

Wat moet ik nog meer weten?

  • Om een deugdelijk privacybeleid te kunnen voeren, heeft Filiosgroep een register opgesteld van alle manieren waarop zij persoonsgegevens verwerkt. Per verwerking zijn o.a. het doel, de grondslag en de bewaartermijn opgenomen.
  • Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft Filiosgroep passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Een omschrijving daarvan is ook opgenomen in het verwerkingsregister. Filiosgroep beoordeelt periodiek of deze maatregelen nog afdoende zijn.
  • Het privacybeleid van Filiosgroep ziet ook op zaken die los staan van haar relaties met haar klanten. Zo geldt er bijvoorbeeld ook een bewaartermijn voor gegevens van sollicitanten.
  • Van tijd tot tijd zal het nodig zijn om dit Statement te wijzigen. Filiosgroep heeft het recht om dat te doen. Wij raden u aan om dit Statement af en toe te controleren op eventuele wijzigingen.

Versie 25 mei 2018